Viết báo cáo và đề xuất có số liệu, nguồn và quyết định cần xin

Chuyển bảng dữ liệu đã kiểm thành báo cáo giúp ra quyết định; tách quan sát, giả thuyết, đề xuất và phần chưa được phê duyệt.

Thời lượng: 35 phút · Trong buổi 2

Mục tiêu

• Viết báo cáo ngắn theo câu hỏi quản lý thay vì kể mọi chỉ số.
• Gắn số liệu với nguồn và công thức.
• So sánh phương án với giả định, chi phí và rủi ro.
• Soạn đề xuất chương trình thử nghiệm rõ việc cần xin duyệt và tiêu chí dừng/tiếp tục.

Chuẩn bị

Mở thư mục bài thực hành An Phúc, tạo bản sao riêng để sửa; giữ nguyên tệp đầu vào. Dùng một công cụ AI được đơn vị cho phép và một thư mục đầu ra có tên phiên bản. Chuẩn bị bảng tổng hợp đã kiểm từ bài học dữ liệu, bảng phân công công việc và chính sách. Không dùng bảng dữ liệu gốc chưa xử lý làm căn cứ báo cáo.

Báo cáo phục vụ một quyết định

Một báo cáo hữu ích không nhất thiết có nhiều trang. Nó nêu câu hỏi, chỉ số liên quan, điều đã quan sát, điều chưa biết và lựa chọn tiếp theo. Dùng bảng nguồn để mọi số quan trọng có thể kiểm về trang tính/ô hoặc tài liệu. Không để AI viết báo cáo từ tên tệp rồi giả định đã đọc đủ dữ liệu.

Tách mô tả và nguyên nhân. Một phòng có thời gian xử lý dài hơn chưa chứng minh nhân viên làm việc kém; có thể khác loại đơn, tải công việc hoặc quy tắc ghi nhận. Nêu giả thuyết và dữ liệu cần bổ sung, không tự kết luận về con người.

Đề xuất cần giả định và quyền phê duyệt

Với chương trình thử nghiệm An Phúc, quy mô 24 người và 4 tuần là phạm vi đề xuất. Mức 8 triệu không được ghi là đã duyệt hoặc đã chi. Một đề xuất có đầu ra, người phụ trách, cách đo, các phương án, rủi ro và tiêu chí dừng có ích hơn một lời hứa tăng năng suất chung chung.

Khi chưa có chi phí thành phần hoặc nguồn giá, dùng nhãn ước tính/cần xác nhận; không đặt con số chính xác để làm báo cáo trông chắc chắn. Nếu cần hiệu quả so với chi phí đầu tư, phải có cơ sở về thời gian, đơn giá, khối lượng và chi phí kiểm tra; không lấy dữ liệu quảng cáo của công cụ làm lợi ích chắc chắn cho An Phúc.

Phiếu chi thực hành 850.000 VND cũng chưa ký và không phải chứng từ thật. Không dùng nó để xác nhận đã thanh toán; trong báo cáo phải gọi đúng là dữ liệu mô phỏng cần kiểm quyền phê duyệt. Nó khác cả doanh thu đơn hàng lẫn trần ngân sách chương trình thử nghiệm.

Biên tập và kiểm đối chiếu

Đọc báo cáo theo hai vòng: vòng dữ kiện kiểm con số, nguồn và trạng thái; vòng diễn đạt kiểm thông điệp, bố cục và người nhận. Sau đó dùng bảng mâu thuẫn để xem phát hiện, đề xuất, ngân sách và lịch có nhất quán không.

Giữ phiên bản và danh sách kiểm tra người duyệt. Một bản nháp có nhãn cần xác nhận giúp quản lý quyết định tốt hơn một bản hoàn hảo về câu chữ nhưng giấu giả định. Không đưa đề xuất qua AI rồi coi đó là đã được tổ chức phê duyệt.

Bài thực hành

An Phúc là doanh nghiệp giả định phân phối văn phòng phẩm và dịch vụ in ấn cho doanh nghiệp. Người học hỗ trợ nhóm vận hành đọc dữ liệu tháng 09/2026 và chuẩn bị đề xuất chương trình thử nghiệm cải thiện quy trình tháng 11/2026. Mọi tên người, đơn hàng, trao đổi và số liệu trong bộ thực hành là dữ liệu mô phỏng.

1. Chọn ba phát hiện có nguồn.
2. Viết báo cáo ngắn và hai phương án cải thiện.
3. Soạn đề xuất chương trình thử nghiệm và bảng giả định/rủi ro.

Sản phẩm cần bàn giao

Báo cáo một đến hai trang và đề xuất chương trình thử nghiệm, có bảng nguồn, giả định, phương án, điều cần xin duyệt và tiêu chí đánh giá.

Tự kiểm tra

• Mọi số chính truy được nguồn.
• Phân biệt dữ kiện, giả thuyết, đề xuất và phê duyệt.
• Không dùng hiệu quả so với chi phí đầu tư hoặc tiết kiệm tự tạo.
• Không gộp 8 triệu đề xuất vào chi đã phát sinh.
• Có tiêu chí dừng/tiếp tục và người cần duyệt.