Thư điện tử, phản hồi và quy trình hành chính có AI hỗ trợ

Sản phẩm của buổi học

Hai thư điện tử bản nháp theo hai đối tượng, một bảng phân loại yêu cầu và một quy trình làm việc chuẩn kèm danh sách kiểm tra có điểm dừng.

Chuẩn bị trước buổi học

Mở thư mục bài thực hành An Phúc, tạo bản sao riêng để sửa; giữ nguyên tệp đầu vào. Dùng một công cụ AI được đơn vị cho phép và một thư mục đầu ra có tên phiên bản. Dùng bảng phân công công việc từ bài học họp và chính sách mô phỏng. Không kết nối hộp thư thật trong lớp.

Nội dung và mục tiêu cần đạt

• Chọn một tình huống thư điện tử giả định: xin xác nhận hạn hoàn thành của Anh, nhắc gửi dữ liệu hoặc phản hồi khách về tiến độ đơn.
• Ghi người nhận, mục đích, dữ kiện được dùng và hành động mong đợi trước khi viết câu lệnh.
• Dùng P16 soạn bản nháp; yêu cầu tiêu đề rõ và câu hỏi cần phản hồi cụ thể.
• Đọc thư điện tử như người nhận: biết phải làm gì, vì sao, trước lúc nào và trả lời ở đâu chưa?
• Dùng P17 phân loại năm yêu cầu mẫu; kiểm quy tắc ưu tiên, không lấy mọi chữ “gấp” làm mức cao nhất.
• Dùng P18 tạo quy trình làm việc chuẩn kèm danh sách kiểm tra một trang từ nguồn đã duyệt; mỗi bước có đầu vào, người thực hiện, điều kiện chuyển và chỗ cần hỏi.
• Kiểm các ô Người nhận (To), Gửi bản sao (CC), Gửi bản sao ẩn (BCC), tên người, tệp đính kèm, quyền của đường dẫn chia sẻ và nội dung trích từ thư trước. Giữ ở bản nháp hoặc tệp văn bản; không bấm gửi.

Tình huống để thực hành

Thay vì “Anh duyệt giúp 8 triệu trước thứ sáu nhé”, thư điện tử tốt hỏi Anh xác nhận ngày phản hồi và bước phê duyệt, vì nguồn chưa chốt ngày hay người duyệt.

Gợi ý phân bổ trong 30 phút

Bài học thuộc buổi 1 của chương trình hai buổi.

Tiêu chí tự đánh giá

• Sản phẩm giải quyết đúng bài toán và có thể chỉ ra dữ kiện đầu vào.
• Có thể giải thích các bước đã chọn và giới hạn của phương án.
• Có ví dụ, nguồn tham khảo và một bước kiểm tra tiếp theo.
• Ghi rõ mô phỏng nếu chưa triển khai trên dự án thật.

Ví dụ có bối cảnh